Udpeg en tovholder, og afklar konfirmandens grænser

Værterne udpeger én person, som samler aftalerne og styrer indslagene på dagen. Det kan være en toastmaster eller en anden gæst med overblik. Personen skal kunne kontaktes før festen og have tid til at koordinere under måltidet.

Tovholderen spørger konfirmanden, om bestemte emner, billeder eller overraskelser skal undgås, og om konfirmanden selv ønsker at sige noget. Ønskerne noteres som rammer for talerne. Hvis et indslag overskrider en aftalt grænse, skal afsenderen ændre det inden festen.

Indhent tilsagn og varighed fra hver taler

Tovholderen kontakter de forventede talere og sætter en svarfrist, eksempelvis en uge før festen. Beskeden skal efterspørge navn, indslagstype og forventet varighed. En tale, en fællessang og en billedvisning kræver forskellige pauser og forskellig forberedelse.

1. Bed hver taler beskrive indslaget kort og angive, hvor mange minutter det varer, inklusive uddeling af sangark eller klargøring af billeder.
2. Spørg, om indslaget kræver mikrofon, skærm, lyd eller en hjælper, og aftal, hvem der skaffer og afprøver udstyret.
3. Bekræft en maksimal varighed med taleren. Hvis indslaget er for langt til programmet, aftales en kortere udgave, før placeringen fastlægges.

Svarene samles i ét dokument, så aftaler ikke ligger spredt i beskeder. Talernes fulde manuskripter er normalt ikke nødvendige, men tovholderen skal kende eventuelle hjælpere og tekniske behov. Den, der ikke svarer inden fristen, kontaktes direkte, før planen låses. Se også dyrenesdebat.dk.

Placér indslagene mellem serveringerne

Tovholderen får køkkenets eller serveringspersonalets tidspunkter for anretning, servering og afrydning. Indslag placeres i aftalte pauser, ikke mens varm mad bæres ind. Ved en hjemmefest skal den, der laver maden, også godkende pauserne og kunne give besked om forsinkelser. Derefter fordeles talerne, så flere lange indslag ikke kommer i træk.

Der er ingen nødvendig familierækkefølge; værterne kan aftale en åbning og derefter veksle mellem taler og andre indslag. Læs om, hvem der taler ved en konfirmation for et overblik over taletraditionerne. Konfirmandens eventuelle tak placeres efter eget ønske. En pause på 20 minutter kan eksempelvis rumme to femminutters taler, en sang på fire minutter og seks minutter til introduktioner og skift. Kræver sangen længere uddeling eller forklaring, må et indslag flyttes til en anden pause.

Send en bekræftet plan med tydelige signaler

Tovholderen skriver rækkefølge, forventet start, varighed og praktiske behov ind i planen. Hver taler får sin placering og besked om at vente på et signal. Køkkenet får samme version med tydeligt markerede pauser, så ændringer ikke skaber modstridende aftaler.

Klokkeslæt bør være vejledende, mens rækkefølgen er tydelig. Et signal kan være, at tovholderen rejser sig og præsenterer taleren, efter at serveringen er afsluttet. Overraskelsesindslag kan holdes hemmelige for konfirmanden, men skal stadig aftales med tovholderen.

Kontrollér planen, og aftal løsningen ved forsinkelser

Før festen sammenholder tovholderen samlet indslagstid med de aftalte pauser og kontrollerer, at alle talere har bekræftet deres plads. Lyd og billeder prøves på det udstyr, der skal bruges. Mangler en bekræftelse, skal pladsen markeres som uafklaret frem for at stå som sikker.

Hvis programmet overskrider pauserne, aftales kortere indslag eller en placering efter måltidet. På dagen flyttes en tale, hvis køkkenet er klar med varm mad; tovholderen giver både taleren og serveringen besked. Svigter billedvisningen, bruges en på forhånd aftalt udgave uden skærm.